Jak przechowywać dokumenty projektu finansowanego z UE?

Jak przechowywać dokumenty projektu finansowanego z UE?

Każdy przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności sporządza wiele dokumentów, począwszy od dokumentacji pracowniczej, poprzez dokumenty podatkowe, ZUS, a na fakturach skończywszy.

Szczególne zasady obowiązują w odniesieniu do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu współfinansowanego ze środków unijnych. Podpisując umowę o dofinansowanie projektu, beneficjent zobowiązuje się do przechowywania kompletnej dokumentacji związanej z jego realizacją.

Beneficjenci są zobowiązani do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów finansowanych z regionalnych programów operacyjnych czy krajowych zgodnie z:

  • rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 – artykuł 140;
  • rozporządzeniem Rady (WE) nr 659/1999 z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającym szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu WE – artykuł 25;
  • umową o dofinansowanie projektu.

Obowiązek archiwizowania dotyczy w szczególności:

  • wniosku o dofinansowanie (i jego kolejnych wersji) wraz z załącznikami;
  • wniosków o płatność wraz z załącznikami;
  • dokumentów z przeprowadzonej kontroli i audytu projektu;
  • sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu;
  • dokumentów w zakresie pomocy publicznej;
  • dokumentów z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub wyboru wykonawcy;
  • umowy oraz aneksów do zawartej umowy;
  • korespondencji dotyczącej współfinansowanego projektu;
  • dokumentacji pracowników zatrudnionych w związku z realizacją projektu.

Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, którymi są kserokopie dokumentów oryginalnych, wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych na optycznych nośnikach danych, tj. CD-ROM-ie, dysku twardym lub magnetycznym, dokumenty istniejące wyłącznie w formie elektronicznej.

Miejscem przechowywania dokumentów związanych z projektem jest adres wskazany we wniosku o płatność/sprawozdaniu z trwałości projektu i najczęściej jest to siedziba przedsiębiorstw.

Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w tym okres ich przechowywania, musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz w umowie o dofinansowanie danego projektu. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 3 lat od daty zamknięcia danego Programu Operacyjnego, nie krócej niż do dnia 31.12.2020 r. (dotyczy perspektywy programowania 2007-2013). Umowy o dofinansowanie aktualnych konkursów nie zawierają informacji o granicznej dacie przechowywania dokumentów.

Wymogi wobec dokumentacji księgowej projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych UE zostały zdefiniowane w przepisach prawa wspólnotowego. Jednak krajowe instytucje zarządzające programami operacyjnymi wprowadziły wiele uszczegółowień i obostrzeń, które muszą być brane pod uwagę przez beneficjentów.

Umowa o dofinansowanie z Programu Operacyjnego Innowacyjny Rozwój wskazuje: „Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres, o którym mowa w art. 140 ust. 1 rozporządzenia 1303/2013 oraz jednocześnie nie krócej niż przez okres 10 lat od dnia wejścia w życie umowy”. Podobny zapis znajduje się także w umowie o dofinansowanie z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Umowa o dofinansowanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego mówi: „Beneficjent zobowiązuje się do posiadania i przechowywania oryginałów dokumentów związanych z realizacją projektu (m.in. umowa wraz z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem, dokumenty wykazujące realizację wskaźników, osiągnięcie celów projektu, dokumentacja związana z udzieleniem zamówień publicznych w formie określonej w art. 140 ust. 3 rozporządzenia ogólnego) przez okres 10 lat od daty płatności końcowej. IZ RPO WSL poinformuje beneficjentów o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa powyżej”.

Umowa o dofinansowanie z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego zawiera następującą informację: „Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną/pomoc de minimis, zobowiązany jest do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lub od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach Programu”.

Podsumowując, okres przechowywania dokumentów dla projektów, które uzyskały pomoc publiczną lub pomoc de minimis, wynosi 10 lat. Odmienna jest natomiast data, od której czas ten jest liczony.